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如何做好一个BI项目的规划和需求定义?

正所谓磨刀不误砍柴工,一个项目的启动,先得从金字塔顶端做好规划,摸清楚需求、背景、客观条件、可投入资源等。本文,BI项目详解的第一篇,先来谈谈BI项目的规划和需求定义。

全文共3000字,读完需要 8分钟!

一、如何启动一个BI项目?

Q:一个项目的启动有哪些事情?

A:通常包括两块,准备计划和实施事项。准备计划包括项目背景的调研,明确项目目标,项目的核心需求,解决方案规划。实施事项包括项目资源(人财物)的组织和管理,确定项目成员的工作范围,制订项目计划和实施步骤,确定项目管理的规范和流程,确定项目的质量规范和要求,召开项目启动会,确定项目需要交付的成果,确定项目成员的角色及其主要工作内容等。

1、项目的背景调研

背景的调研和需求的挖掘个人认为是很重要的,因为这决定了项目的内驱力,决定了你推动这个项目从哪些痛点和人群去着手。背景的调研,比如公司的主营业务、需求体量、数据体量以及软硬件实力。然后本次项目需要完成哪些功能模块,参考哪些成果,借鉴了哪些行业的经验…

像BI项目已经是相当成熟的项目了,通常的痛点和需求有:

  • 数据多报表多,报表需求响应慢,数据跟不上业务。

  • 各业务系统分散独立,数据孤岛严重,数据标准不一致,数据质量差,指标口径不一致。

  • 企业经营转型、业务创新困难,急于从数据应用上寻求转型突破。

2、明确项目的目标

决定要做了之后就要明确项目的目标,做到什么程度?比如:

  • 从企业战略出发,依托BI驾驶舱平台支撑战略目标层层分解,支撑经营管理行为闭环,极大提升企业数据化管理水平。

  • 理想的数据化状态应该是从大量低水平重复的数据获取、整理工作中解放出来,有更多的时间用于自服务的报表及分析,做多维度多场景的运营分析与预测。

  • 商业智能的建设应从企业实际情况出发,根据企业的实际的数据应用成熟度有计划有步骤地推进数据化应用,从快速自动化报表到全面数据资产管理,逐步有序推进。

以上几步明确了项目的领航标,接下来就是怎么着手干。

3、资源协调与管理

审时度势,分析客观要素,首先就是资源。站在IT的角度,这里的资源主要包括项目需要的运行环境和开发环境,所需要的软硬件设备和其他配套设施等内容。在项目实施中根据项目需要的人力和设备资源结合项目的进度、计划和工作安排,由管理者列出详细的项目计划资源使用图。

4、搭建团队确定工作内容和项目成员

围绕目标,讲项目的事务分解成具体的内容。项目内容通常包括需求分析,数据模型的设计,数据模型的物理实现,ETL,数据分析和报表展示功能的设计和实现,并由此划分成员和工作范围。

5、确定项目需要交付的成果

交付的成果包括商业智能软件系统、技术开发文档、测试说明文档、项目管理文档等。其中,技术开发文档包括系统实施方案、需求说明书、系统概要设计说明书、系统详细设计说明书、数据库设计说明书、用户手册等。

二、注重项目规划和方案设计文档

以上是BI项目的大致流程,但是通常想是一套,做出来又是一套,最终要能保障项目能按照规划落地,在前期准备计划极端,必然需要一份项目规划和方案设计文档。

个人觉得,一个项目规划和设计文档的好坏,往往决定了一个项目整体的调性和可预期的产出结果。但是,这么重要的文档,真正能写好的人却并不多,很多人甚至可仅仅是把它当作一个软件流程的规范来简单应付,怎么快怎么来。

关于项目规划方案,我主张的是前因后果逻辑清晰,每一步详略得当。篇幅所限,这里仅简单罗列个人觉得重要的核心点:

1、项目背景和目标要切入痛点

正如我上述所说,就是这个项目从业务的角度,最核心的推动力是什么?就是痛点是什么?有痛点自然就有目标,你希望项目最终以什么方式解决问题,能达成什么目标。

2、对现状和问题进行充分的收集和分析

这一部分内容,很可能在我总结前面的背景,目标,核心区需求的时候,就需要加以收集和分析。这块内容本身没有太特别的地方,就是现在实际情况如何,有什么问题,关键是如何把问题收集完整。

所以这部分内容,难的是如何发现问题,很多做技术的同学往往容易陷入只关心技术难点,只能看到技术问题的局面中,而实际上,更多的问题往往是整体流程如何设计更加合理的问题,而不是技术方案绝对对错的问题。

3、最后,是输出解决方案

定完需求目标,分析完问题和现状,接下来才是规划具体做什么,怎么做,什么时候做。这部分内容,强依托前面的核心需求和问题分析工作,没有做好前面的准备工作,千万不要着急开始动手“规划”方案!

三、项目的需求定义

需求分析是商业智能项目第一步也是开端最重要的一步。通常包括需求采集和需求分析。

需求采集是针对用户所能提供的大方向以及部分需求,去预见以后的需求。需求分析是在需求采集过程中,根据调研大纲,充分了解企业不同层次人员的需求,并且对需求进行仔细的分析、总结、归纳、整理,形成一份准确的需求分析报告。

调研的方式有问卷、座谈、会议等形式,通常为了充分了解真实需求,会采用多种方式调研。

1、需求调研问卷内容

BI项目的调研主要包括以下几个方面:

①目前业务系统的现状:熟悉业务系统的编码标准和当前系统的应用现状。

②业务数据库的基本信息:搜集数据库系统的版本、操作系统的版本、当前的数据量和数据的保存方式。

③数据字典的信息:搜集业务数据库中数据结构的信息。例如,表、视图的结构说明,所有列、主键、外键、索引的基本信息,这些信息保证了数据抽取的设计和开发。

④测试数据的搜集:为了保证测试的准确性,搜集当前系统的真实数据供系统开发环境和测试环境使用,并且遵循以下原则:编码表的数据不能缺失;事实表的数据字段不能缺失,并且保证编码字段不能被修改。一般来说,测试数据是真实数据的一半左右,同时各个业务系统的数据时间段尽量保持统一,例如搜集某生产系统的数据时间段是2008年1月到2011年1月,而搜集某营销系统的数据时间段仍然是2008年1月到2011年1月,这样会保证开发和测试的准确性;同时搜集的历史数据应该至少2~3年。

⑤ ETL需求调研:主要一问卷的形式对数据抽取、转化、加载的需求进行调研。问卷的内容通常包括指标项、数据获取的频率、获取的方式等。

⑥主题分析需求调研:不同层次的人群关心什么主题域,如何获得该主题域的数据,该主题域中数据的频率多少,分析维度有哪些。

2、基于不同人群调研

①针对领导决策层

  • 需要了解领导决策层关注哪些主题和哪些重点指标。

  • 在当前业务系统中,领导决策层以何种方式获取这些指标。

  • 领导决策层希望这些重点指标的展现方式是什么,以及目前指标的展现方式是什么。

  • 领导决策层希望这些重点指标关联哪些维度进行多维展示。

  • 领导决策层希望获得数据仓库系统中的哪些决策分析功能。

  • 领导决策层希望这些重点指标对象的最小粒度是多少。

②针对中间管理层

  • 需要了解中间管理人员关心哪些指标和主题。

  • 需要了解中间管理层人员目前以何种方式获取这些指标值。

  • 需要了解中间管理层人员希望得到这些指标的展现方式是什么,以及目前指标的展现

  • 方式是什么。

  • 中间管理层人员对商业智能决策分析系统的期望是什么。

  • 中间管理层人员希望关注的这些指标关联哪些维度进行多维展示。

  • 中间管理层人员希望关注的这些指标的最小粒度是多少。

③针对业务人员

  • 需要了解业务人员平时最常用的指标是哪些。

  • 业务人员最关心的主题是哪些。

  • 业务人员希望得到数据仓库系统的哪些决策分析功能。

  • 业务人员希望关心的这些指标关联哪些维度进行多维展示。

  • 业务人员希望关注的这些指标的最小粒度是多少。


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